Tänään on maanantai 24. heinäkuuta 2017

Untitled Document Isännöintisopimukseen kuuluvat tehtävät:

1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

1.1 Kokoukset

    Hallituksen kokoukset

  • Kokousasioiden valmistelu
  • Kokouskutsun toimittaminen liitteineen hallituksen päättämin tavoin
  • Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta
  • Hallituksen kokouksiin osallistuminen
  • Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen

    Yhtiökokoukset

  • Kokousasioiden valmistelu
  • Kokouskutsun toimittaminen liitteineen yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti
  • Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta
  • Yhtiökokouksiin osallistuminen
  • Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen

    Asukaskokoukset

  • Asukasdemokratialain (649/1990) edellyttämän asukaskokouksen valmistelu, järjestäminen ja tehtyjen päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen isännöitsijälle kuuluvin osin.
  • Asukasdemokratialain mukaisiin kokouksiin osallistuminen.

    Muut kokoukset

  • Muihin kokouksiin, neuvotteluihin yms.osallistuminen, valmistelu ja järjestäminen.

1.2 Kiinteistön sopimusasiat

  • Vuokra-, vakuutus-, sähkö- ja liittymäsopimusten, tekijänoikeuksia ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu ja laadinta. Kiinteistöhuoltosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta on esitetty kohdassa 3.2
  • Uudistaloon ja korjausrakentamiseen liittyvän urakkasopimuksen takuu- ja vastuuaikaan liittyvät tehtävät:
    • Takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen
    • Vakuuksien seuranta
    • 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi
  • Muut korjausrakentamistehtävät on esitetty kohdassa 3.4
  • Sopimusriitaneuvottelujen käynnistäminen
  • Sopimusriitojen hoitaminen.

1.3 Johtaminen ja valvonta

  • Vastuu yhteistyöstä hallituksen kanssa
  • Häiriöt: huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen, sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaan ottotilanteissa.
  • Häädön ja hallintaan oton jatkotoimenpiteet.
  • Palo- ja pelastustoiminnan ylläpitotehtävät.
  • Turvallisuussuunnitelman laatiminen.
  • Sähköturvallisuuden ylläpitotehtävät.
  • Lukitus- ja avainturvallisuuden ylläpitotehtävät
  • Kiinteistöstrategian laatiminen.

1.4 Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasiat

  • Rekrytointi
  • Työsuhteen solmiminen ja perehdyttäminen
  • Työterveyshuollon järjestäminen
  • Työehtosopimusten ja työlainsäädännön noudattaminen
  • Työsuojelumääräysten soveltaminen
  • Työnantajan työnjohto-oikeuden käyttäminen
  • Tarvittavan koulutuksen järjestäminen
  • Sijaisuuksien hoitaminen
  • Työsuhteen päättäminen
  • Työsuhde-erimielisyysneuvottelujen käynnistäminen
  • Työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet

1.5 Ilmoitusvelvollisuudet

  • Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.4.
  • Kaupparekisteriin (maistraattiin) tehtävien muutosilmoitusten jättö
  • Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
  • Vakuutusyhtiöille tehtävien ilmoitusten teosta huolehtiminen
  • Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko


1.6 Muut hallinnolliset tehtävät

  • Asiakaspalvelu
  • Asiakirjojen ja arvopapereiden arkistointi ja säilyttäminen
  • Osakeluettelon ylläpito
  • Todistuksen kirjoittaminen osakekirjaan osakeluetteloon merkitsemisestä
  • Osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvät tehtävät.
  • Isännöitsijätodistuksen laatiminen ja antaminen tilinpäätösasiakirjoineen sekä muine tarvittavine asiakirjoineen.
  • Yhtiöjärjestyksen mukaisen lunastusmenettelyn käynnistäminen.
  • Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen.
  • Vuokrattavien tilojen esittely.
  • Panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen
  • Panttikirjojen hakeminen.
  • Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen.
  • Rasitesopimusten laatiminen.
  • Aloitteiden ja reklamaatioiden teko viranomaisille ja järjestöille
  • Kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotuksen seuraaminen
  • Yhtiöjärjestysmuutoksen tekeminen.
  • Vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien toimenpiteiden hoitaminen


2. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

2.1 Talous-, vero- ja toimintasuunnittelu

  • Pääpiirteisen toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
  • Verosuunnittelusta huolehtiminen niin, ettei kiinteistölle tai sen osakkaille aiheudu tarpeettomia varoseuraamuksia
  • Mahdollisten arvonlisäverovelvollisuuden vaikutuksen arviointi.

2.2 Talousarvio ja seuranta

  • Talousarvion laadinta perusteluineen hallitukselle
  • Talousarvion toteutumisen seuranta
  • Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja käteisvarojen tarkoituksenmukainen hoito

2.3 Rahaliikenne

  • Laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
  • Lainojen hoito
  • Lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten
  • Huoneistokohtainen lainaosuuslaskelma pyydettäessä
  • Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussaatavista huomauttaminen
  • Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus.
  • Ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen laskenta ja tilitys.
  • Muiden sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys.
  • Arvonlisäveron laskenta ja tilitys arvonlisäverollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteen ollessa osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi.
  • Energian arvonlisäverolaskelman laadinta pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille.
  • Erillislaskelmien laadinta lainaosuuden suorittamista varten muina kuin hallituksen päättäminä ajankohtina.
  • Arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laadinta.
  • Perintätoimista huolehtiminen.
  • Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva energia- ja vesilaskutus.
  • Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskutus.

2.4 Kirjanpito ja tilinpäätös

  • Kirjanpidon hoito
  • Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laadinta
  • Välitilinpäätöksen laadinta isännöitsijäsopimuksen päättyessä kesken tilikautta
  • Tilintarkastuksen järjestäminen
  • Veroviranomaisille tehtävien ilmoitusten hoito (tulo- ja arvonlisäveroilmoitukset, valvonta- ja vuosi-ilmoitukset ym.)
  • Eläkevakuutuslaitoksille tehtävien vuosi- ym. ilmoitusten hoito.
  • Verotuksen tarkastaminen ja muutoksenhaun hoitaminen (oikaisuvaatimus oikaisulautakunnalle, valitus hallinto-oikeudelle jne.)
  • Perusteellisten kirjanpito- ym. erillisselvitysten laadinta.
  • Useampien välitilinpäätösten laadinta.


3. KIINTEISTÖN TEKNISEN JA TOIMINNALLISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

3.1 Ylläpitotaso ja huoltokirja

  • Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen
  • Huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen
  • Huoltokirjan laatiminen. (kuuluu osittain sopimukseen)
  • Huoltokirjan päivittäminen.

3.2 Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen

  • Kiinteistönhoitotyön suunnittelu, järjestäminen ja ohjaaminen
  • Kiinteistön hoito- ja huolto-ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen.
  • Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen: hoito ja huolto-ohjelma, ulkoalueiden hoito-ohjelma, siivousohjelma, vartiointiohjelma ym..
  • Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen.
  • Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen.
  • Erikoislaitehuoltojen järjestäminen.
  • Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (lämmitysenergian, veden ja sähkön kulutus)
  • Tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
  • Kulutusseurannan tekeminen
  • Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta ja valvonta.
  • Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja töihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen (mm. irtain käyttöomaisuus, tarvikkeet).
  • Talkootarvikkeiden hankkiminen.

3.3 Kunnossapidon suunnittelu ja seuranta

  • Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteet
  • Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja päivityksen teettäminen
  • Kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
  • Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
  • Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen.
  • Yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä.
  • Äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjauksien hoitaminen
  • Tehtyjen muutos- ja korjaustoimenpiteiden dokumentointi
  • Kiinteistöteknisen kunnossapitosuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen.
  • Korjaussuunnitelman laatiminen.

3.4 Korjaus- ja perusparannushankkeet

    Koko hanketta koskevat tehtävät

  • Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksenteko prosesssin läpivieminen
  • Työn aikaisesta tiedottamisesta huolehtiminen

    Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen

  • Esiselvityksen teettäminen
  • Korjaustarvetutkimusten ja –tarkastusten teettäminen
  • Kuntotutkimuksen teettäminen
  • Teknisten selvitysten teettäminen
  • Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen.
  • Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen.

    Suunnitelmien laatiminen

  • Konsulttien kilpailuttaminen
  • Konsulttisopimusten laatiminen.
  • Suunnittelun ohjaus
  • Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (rakennusluvat)
  • Suunnittelukokouksiin osallistuminen.
  • Pöytäkirjojen laatiminen.

    Urakkakilpailut ja sopimukset

  • Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite).
  • Tarjouspyynnöistä huolehtiminen
  • Tarjousten pyytäminen
  • Tarjousvertailujen laatiminen.
  • Urakkaneuvotteluihin osallistuminen.
  • Urakkasopimusten laatiminen

    Työn toteutus ja valvonta

  • Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen.

  • Valvonta ja ohjaus
  • Maksuerien hyväksyminen

    Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

  • Vastaanottoon osallistuminen.
  • Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen.
  • Korjaushankkeen luovutusasiakirjojen vastaanotto ja hankkiminen
  • Korjaus- ja perusparannusurakoiden piirustusten ja muiden asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen
© Aito Isännöinti Oy 2009
 
Aito Isännöinti Oy: Pohjantie 3 | 02100 Espoo | Puh. 010 440 6410
aitoisannointi@aitoisannointi.fi | www.aitoisannointi.fi
Etusivulle