Yritys

Olemme arvostettu isännöitsijätoimisto. Toimimme aktiivisina kumppaneina sidosryhmiemme kanssa, suuntaamme tulevaisuuteen ja olemme muuntautumiskykyisiä, toimimme laadukkaasti, kustannustehokkaasti, sekä taloudellisesti kannattavasti yhteisten tavoitteiden suuntaisesti, ymmärrämme taloudellisen tuloksen tärkeyden turvallisuutta luovana tekijänä. Palvelemme yksilöllisesti, ammattitaitoisesti ja luotettavasti. 

Aito Isännöinti Oy on liike- ja asuinkiinteistöihin erikoistunut palveluyritys, jonka hoidossa kiinteistönne arvo säilyy ja siinä on hyvä asua. Kiinteistön arvon ylläpidossa on avaianasemassa suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen kiinteistönpito. Kiinteistön arvoon vaikuttaa sen kunto, suunnitelmallinen hoito, asumisviihtyvyys sekä asumisalue.

Toimintamme keskeisiä kulmakiviä on elinkaariajattelu, jolloin kaikilla kohteilla on oma aikataulunsa, josta selviää mahdolliset korjaus- tai uusimistarpeet. Suunnitelmallinen isännöinti on pitkän aikavälin toimintaa, jolla rakennuksen käyttöikää voidaa huomattavasti pidentää sekä säästää kustannuksissa. Suunnitelmallisesti suoritetut korjaus- tai kunnostustoimenpiteet takaavat edellisemmat hoitokustannukset kuin pakon edessä toimiminen. 

Käytössämme on modernit laitteet ja ohjelmistot. Tämä takaa asiakkaillemme parhaat mahdollisuudet saada tarvitsemansa tiedot yhtiöstään nopeasti ja toivomallaan tavalla.

Isännöintisopimuksen tehtävät

1. JOHDANTO
Hyvä isännöintitapa kuvaa niitä eettisiä sääntöjä, jotka jokaisen isännöitsijän on täytettävä toimiessaan isännöitsijän tehtävissä. Hyvää isännöintitapaa sovelletaan sekä asuin- että toimitilakiinteistöjen isännöintiin. Isännöitsijän on valvottava, että hyvää isännöintitapaa noudattavat kaikki hänen vastuullaan työskentelevät ja häntä avustavat henkilöt.

2. TOIMINTA ISÄNNÖITSIJÄNÄ
2.1 Käyttäytyminen: Isännöitsijän on käyttäydyttävä rehellisesti ja asiallisesti. Isännöitsijän on vältettävä sellaista käyttäytymistä, joka on isännöitsijän ammatille haitaksi tai saattaa vahingoittaa ammattikunnan yleistä arvostusta.

2.2 Suhde kollegoihin: Isännöitsijän on edistettävä ammattikunnan hyviä keskinäisiä suhteita.

2.3 Riippumattomuus ja tasapuolisuus: Isännöitsijän on harjoitettava ammattiaan itsenäisesti ja asiakkaansa edun mukaisesti. Isännöitsijän on säilytettävä riippumaton asemansa asiakkaansa muihin sopimuskumppaneihin. Isännöitsijän on tiedotettava asiakkaalleen omistussuhteista ja muista yhteyksistään asiakkaansa sopimuskumppaneihin.
Mikäli isännöitsijä, hänen työnantajansa tai samassa omistuksessa oleva yhteisö harjoittaa muuta kuin isännöintiä ja myy näitä palveluja asiakkaalle, on isännöitsijän kiinnitettävä erityistä huomiota asiakkaansa edun valvomiseen. Isännöitsijän on kohdeltava asiakkaitaan tasapuolisesti.

2.4 Tiedottaminen ja mainonta: Isännöitsijän on toiminnastaan tiedottaessaan tai sitä mainostaessaan meneteltävä asiallisesti ja totuudenmukaisesti. Tiedottaminen tai mainonta ei saa antaa virheellistä kuvaa isännöitsijän toiminnan laadusta ja laajuudesta.

2.5 Kilpaileva toiminta: Isännöitsijä ei saa työnantajansa luvatta tehdä toiselle isännöintiyhteisölle työtä tai itse harjoittaa isännöintiä, joka työsuhteessa noudatettavan hyvän tavan vastaisena kilpailutekona ilmeisesti vahingoittaa työnantajaa. Isännöitsijä ei esimerkiksi työsuhteensa kestäessä saa ryhtyä toimenpiteisiin isännöimiensä asiakaskiinteistöjen sopimusten siirtämiseksi itselleen, toiseen yritykseen tai uudelle työnantajalleen. Isännöitsijöiden työsopimuksiin voidaan sopia työsopimuslain tarkoittama kilpailukieltolauseke.

3. ISÄNNÖITSIJÄN TEHTÄVIEN SUORITTAMINEN
3.1 Suoritettavat tehtävät: Isännöitsijän on hoidettava asiakaskiinteistöjensä juokseva hallinto, lainsäädännössä toimitusjohtajalle ja isännöitsijällä määrätyt tehtävät sekä muut asiakkaan kanssa sovitut tehtävät. Toimeksiannosta sovitaan kirjallisesti hyödyntäen alan yleisiä sopimusmalleja ja yleisiä sopimusehtoja. Toimeksiannossa on pyrittävä toiminnan tavoitteellisuuteen.

3.2 Noudatettavat säädökset, määräykset ja ohjeet: Isännöitsijän on noudatettava lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia määräyksiä. Isännöitsijän on valvottava, että myös asiakkaan muut sopimuskumppanit noudattavat lainsäädäntöä ja viranomaisten määräyksiä. Isännöitsijän on noudatettava asiakasyhtiön yhtiöjärjestyksen määräyksiä, yhtiökokouksen ja hallituksen antamia ohjeita sekä asiakkaidensa muuten antamia ohjeita.

3.3 Isännöitsijän oikeudellinen asema: Isännöitsijän on tunnettava oikeutensa, velvollisuutensa ja vastuunsa asiakasyhtiönsä toimitusjohtajana. Isännöitsijä edustaa asiakasyhtiötä juoksevaan hallintoon kuuluvien tehtävien hoitamisessa ja tehtävissä, jotka ovat asiakasyhtiön hallituksen erikseen antamia. Isännöitsijätoimistoissa isännöitsijän on ohjattava ja valvottava toimistohenkilökunnan työtä ja huolehdittava siitä, että henkilökunta noudattaa hyvää isännöintitapaa.

3.4 Asiantuntijoiden käyttäminen: Isännöitsijän on tarvittaessa käytettävä asiantuntijaa.

3.5 TEHTÄVIEN SUORITUSTAPA
3.5.1 Ripeys ja huolellisuus: Tehtävien suunnittelussa ja päätösten täytäntöönpanossa isännöitsijän on oltava huolellinen ja pantava päätökset täytäntöön ilman aiheetonta viivytystä.

3.5.2 Toimitilat ja työvälineet: Isännöitsijällä on oltava kiinteä toimipaikka, josta hän harjoittaa ammattiaan. Isännöitsijän toimitilojen ja teknisten työvälineiden on oltava asialliset ja isännöintitoimintaan soveltuvat.

3.5.3 Asiakkaalle tiedottaminen ja raportointi: Isännöitsijän on tiedotettava asiakkaalleen toiminnallisesti tai taloudellisesti merkittävistä isännöintiin liittyvistä asioista. Tiedottamisesta ja raportoinnista on sovittava isännöintisopimuksessa. Isännöitsijän on ilman aiheetonta viivytystä vastattava saamiinsa kirjeisiin ja tiedusteluihin. Isännöitsijän on huolehdittava siitä, että kiinteistön käyttäjille tiedotetaan järkevästä ja taloudellisesta kiinteistön käytöstä.

3.5.4 Taloudellisuus: Isännöitsijän on otettava toiminnassaan huomioon asiakaskiinteistöjensä elinkaariedullisuus.

3.5.5 Asiakkaan varojen ja arvopapereiden säilyttäminen: Isännöitsijän on pidettävä haltuunsa uskotut asiakkaan varat erillään muiden asiakkaiden varoista. Isännöitsijän on pyydettäessä annettava tilityslaskelma varojen käytöstä asiakkaalle. Asiakkaan varoja ja arvopapereita on säilytettävä huolellisesti ja turvallisesti.

3.5.6 Asiakirjojen säilyttäminen: Isännöitsijän on säilytettävä asiakkaansa lukuun asiakirjat huolellisesti ja vähintään laissa säädetyn ajan. Asiakirjojen hävittämisestä sovitaan etukäteen asiakkaan kanssa.

3.5.7 Suhtautuminen asiakaskiinteistön käyttäjiin: Isännöitsijän on tehtävissään suhtauduttava oma-aloitteisesti ja palveluhenkisesti asiakkaisiinsa. Hänen on perehdyttävä hoitamaansa kiinteistöön ja ylläpidettävä vuorovaikutusta kiinteistönkäyttäjien kanssa.

3.5.8 Isännöinnin vaihtuminen: Isännöinnin vaihtumisen yhteydessä luovutetaan viivytyksettä asiakkaan asiapaperit ja laaditaan vähintään maksuperusteinen välitilinpäätös. Jos isännöintisopimus päättyy tilikauden vaihtuessa, laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätöksen laatiminen kuuluu isännöintipalkkioon, jollei muuta ole sovittu.

4. PALKKIO
Palkkion on oltava kohtuullinen ja oikeassa suhteessa tehtävän laajuuteen ja laatuun. Palkkio on kohtuullinen, kun sen perusteella isännöitsijä voi asianmukaisesti suoriutua kaikista sopimuksen mukaisista tehtävistä. Palkkiosta ja sen tarkistusmenettelystä sovitaan etukäteen.

5. VAITIOLOVELVOLLISUUS
Isännöitsijä ei saa ilmaista ulkopuolisille asioita ja tietoja, jotka on saatu isännöintitehtäviä suoritettaessa, ellei laki siihen velvoita tai asiakas anna siihen lupaa. Annetuista tiedoista on kerrottava asiakkaalle. Isännöitsijä ei saa käyttää tietoja omaksi edukseen eikä ulkopuolisten hyödyksi tai vahingoksi. Työsuhteessa oleva isännöitsijä on vaitiolovelvollinen liike- ja ammattisalaisuuksista työsopimuslain mukaisesti.

6. AMMATTITAIDON YLLÄPITÄMINEN JA KEHITTÄMINEN
6.1 Alan tutkimus- ja julkaisutoiminnan seuraaminen: Isännöitsijän on ylläpitääkseen ja kehittääkseen ammatillisia ja yhteiskunnallisia tietojaan ja osaamistaan seurattava alan tutkimus- ja julkaisutoimintaa.

6.2 Osallistuminen alan koulutukseen: Isännöitsijän on osallistuttava alan koulutukseen ammattitaitonsa ja osaamisensa ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

6.3. Osallistuminen alan järjestötoimintaan: Isännöitsijän tulisi osallistua alan järjestöjen toimintaan seuratakseen alan muutosta ja vaikuttaakseen isännöinnin kehittämiseen.

7. TIEDOTTAMINEN HYVÄSTÄ ISÄNNÖINTITAVASTA
Isännöitsijän on liitettävä hyvää isännöintitapaa koskevat ohjeet asiakkaidensa kanssa tekemiin sopimuksiin. Isännöitsijän on tiedotettava hyvästä isännöintitavasta henkilökunnalleen ja asiakkailleen.

1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

1.1 Kokoukset

Hallituksen kokoukset

  • Kokousasioiden valmistelu
  • Kokouskutsun toimittaminen liitteineen hallituksen päättämin tavoin
  • Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta
  • Hallituksen kokouksiin osallistuminen
  • Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen

Yhtiökokoukset

  • Kokousasioiden valmistelu
  • Kokouskutsun toimittaminen liitteineen yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti
  • Pöytäkirjanpito ja pöytäkirjan laadinta
  • Yhtiökokouksiin osallistuminen
  • Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen

Asukaskokoukset

  • Asukasdemokratialain (649/1990) edellyttämän asukaskokouksen valmistelu, järjestäminen ja tehtyjen päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen isännöitsijälle kuuluvin osin.
  • Asukasdemokratialain mukaisiin kokouksiin osallistuminen.

Muut kokoukset

  • Muihin kokouksiin, neuvotteluihin yms.osallistuminen, valmistelu ja järjestäminen.

1.2 Kiinteistön sopimusasiat

  • Vuokra-, vakuutus-, sähkö- ja liittymäsopimusten, tekijänoikeuksia ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu ja laadinta.Kiinteistöhuoltosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta on esitetty kohdassa 3.2
  • Uudistaloon ja korjausrakentamiseen liittyvän urakkasopimuksen takuu- ja vastuuaikaan liittyvät tehtävät:
    • Takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen
    • Vakuuksien seuranta
    • 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi
  • Muut korjausrakentamistehtävät on esitetty kohdassa 3.4
  • Sopimusriitaneuvottelujen käynnistäminen
  • Sopimusriitojen hoitaminen.

1.3 Johtaminen ja valvonta

  • Vastuu yhteistyöstä hallituksen kanssa
  • Häiriöt: huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen, sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaan ottotilanteissa.
  • Häädön ja hallintaan oton jatkotoimenpiteet.
  • Palo- ja pelastustoiminnan ylläpitotehtävät.
  • Turvallisuussuunnitelman laatiminen.
  • Sähköturvallisuuden ylläpitotehtävät.
  • Lukitus- ja avainturvallisuuden ylläpitotehtävät
  • Kiinteistöstrategian laatiminen.

1.4 Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasiat

  • Rekrytointi
  • Työsuhteen solmiminen ja perehdyttäminen
  • Työterveyshuollon järjestäminen
  • Työehtosopimusten ja työlainsäädännön noudattaminen
  • Työsuojelumääräysten soveltaminen
  • Työnantajan työnjohto-oikeuden käyttäminen
  • Tarvittavan koulutuksen järjestäminen
  • Sijaisuuksien hoitaminen
  • Työsuhteen päättäminen
  • Työsuhde-erimielisyysneuvottelujen käynnistäminen
  • Työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet

1.5 Ilmoitusvelvollisuudet

  • Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.4.
  • Kaupparekisteriin (maistraattiin) tehtävien muutosilmoitusten jättö
  • Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
  • Vakuutusyhtiöille tehtävien ilmoitusten teosta huolehtiminen
    Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko

1.6 Muut hallinnolliset tehtävät

  • Asiakaspalvelu
  • Asiakirjojen ja arvopapereiden arkistointi ja säilyttäminen
  • Osakeluettelon ylläpito
  • Todistuksen kirjoittaminen osakekirjaan osakeluetteloon merkitsemisestä
  • Osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvät tehtävät.
  • Isännöitsijätodistuksen laatiminen ja antaminen tilinpäätösasiakirjoineen sekä muine tarvittavine asiakirjoineen.
  • Yhtiöjärjestyksen mukaisen lunastusmenettelyn käynnistäminen.
  • Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen.
  • Vuokrattavien tilojen esittely.
  • Panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen
  • Panttikirjojen hakeminen.
  • Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen.
  • Rasitesopimusten laatiminen.
  • Aloitteiden ja reklamaatioiden teko viranomaisille ja järjestöille
  • Kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotuksen seuraaminen
  • Yhtiöjärjestysmuutoksen tekeminen.
  • Vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien toimenpiteiden hoitaminen

2. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

2.1 Talous-, vero- ja toimintasuunnittelu

  • Pääpiirteisen toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
  • Verosuunnittelusta huolehtiminen niin, ettei kiinteistölle tai sen osakkaille aiheudu tarpeettomia varoseuraamuksia
  • Mahdollisten arvonlisäverovelvollisuuden vaikutuksen arviointi.

2.2 Talousarvio ja seuranta

  • Talousarvion laadinta perusteluineen hallitukselle
  • Talousarvion toteutumisen seuranta
  • Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja käteisvarojen tarkoituksenmukainen hoito

2.3 Rahaliikenne

  • Laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
  • Lainojen hoito
  • Lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten
  • Huoneistokohtainen lainaosuuslaskelma pyydettäessä
  • Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussaatavista huomauttaminen
  • Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus.
  • Ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen laskenta ja tilitys.
  • Muiden sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys.
  • Arvonlisäveron laskenta ja tilitys arvonlisäverollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteen ollessa osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi.
  • Energian arvonlisäverolaskelman laadinta pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille.
  • Erillislaskelmien laadinta lainaosuuden suorittamista varten muina kuin hallituksen päättäminä ajankohtina.
  • Arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laadinta.
  • Perintätoimista huolehtiminen.
  • Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva energia- ja vesilaskutus.
  • Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskutus.

2.4 Kirjanpito ja tilinpäätös

  • Kirjanpidon hoito
  • Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laadinta
  • Välitilinpäätöksen laadinta isännöitsijäsopimuksen päättyessä kesken tilikautta
  • Tilintarkastuksen järjestäminen
  • Veroviranomaisille tehtävien ilmoitusten hoito (tulo- ja arvonlisäveroilmoitukset, valvonta- ja vuosi-ilmoitukset ym.)
  • Eläkevakuutuslaitoksille tehtävien vuosi- ym. ilmoitusten hoito.
  • Verotuksen tarkastaminen ja muutoksenhaun hoitaminen (oikaisuvaatimus oikaisulautakunnalle, valitus hallinto-oikeudelle jne.)
  • Perusteellisten kirjanpito- ym. erillisselvitysten laadinta.
  • Useampien välitilinpäätösten laadinta.

3. KIINTEISTÖN TEKNISEN JA TOIMINNALLISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

3.1 Ylläpitotaso ja huoltokirja

  • Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen
  • Huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen
  • Huoltokirjan laatiminen. (kuuluu osittain sopimukseen)
  • Huoltokirjan päivittäminen.


3.2 Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen

  • Kiinteistönhoitotyön suunnittelu, järjestäminen ja ohjaaminen
  • Kiinteistön hoito- ja huolto-ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen.
  • Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen: hoito ja huolto-ohjelma, ulkoalueiden hoito-ohjelma, siivousohjelma, vartiointiohjelma ym.
  • Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen.
  • Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen.
  • Erikoislaitehuoltojen järjestäminen.
  • Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (lämmitysenergian, veden ja sähkön kulutus)
  • Tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
  • Kulutusseurannan tekeminen
  • Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta ja valvonta.
  • Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja töihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen (mm. irtain käyttöomaisuus, tarvikkeet).
  • Talkootarvikkeiden hankkiminen.


3.3 Kunnossapidon suunnittelu ja seuranta

  • Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteet
  • Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja päivityksen teettäminen
  • Kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
  • Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
  • Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen.
  • Yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä.
  • Äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjauksien hoitaminen
  • Tehtyjen muutos- ja korjaustoimenpiteiden dokumentointi
  • Kiinteistöteknisen kunnossapitosuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen.
  • Korjaussuunnitelman laatiminen.


3.4 Korjaus- ja perusparannushankkeet

Koko hanketta koskevat tehtävät

  • Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksenteko prosesssin läpivieminen
  • Työn aikaisesta tiedottamisesta huolehtiminen
  • Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen

Esiselvityksen teettäminen

  • Korjaustarvetutkimusten ja –tarkastusten teettäminen
    Kuntotutkimuksen teettäminen
  • Teknisten selvitysten teettäminen
  • Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen.
  • Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen.
  • Suunnitelmien laatiminen

Konsulttien kilpailuttaminen

  • Konsulttisopimusten laatiminen.
  • Suunnittelun ohjaus
  • Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (rakennusluvat)
  • Suunnittelukokouksiin osallistuminen.
  • Pöytäkirjojen laatiminen.

Urakkakilpailut ja sopimukset

  • Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite).
  • Tarjouspyynnöistä huolehtiminen
  • Tarjousten pyytäminen
  • Tarjousvertailujen laatiminen.
  • Urakkaneuvotteluihin osallistuminen.
  • Urakkasopimusten laatiminen

Työn toteutus ja valvonta

  • Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen.
  • Valvonta ja ohjaus
  • Maksuerien hyväksyminen

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

  • Vastaanottoon osallistuminen.
  • Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen.
  • Korjaushankkeen luovutusasiakirjojen vastaanotto ja hankkiminen
  • Korjaus- ja perusparannusurakoiden piirustusten ja muiden asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen

Tarjouspyyntö